Styrets årsberetning 2019

Styrets årsberetning Ryggsekken Tur- og Aktivitetsklubb 2019

Styrets sammensetning etter årsmøtet 2. mars

Turid Uberg (redaktør), Cheryl Doroski (kasserer), Mia Hedløv (kulturgruppe), Liv Brustad (rekrutteringsgruppe), Turid Øidne Johansen (selskapsgruppe), Knut Hansen (turgruppe), Birgitte Marie Heidel (varamedlem), Anne Grønlund (sekretær)

Tre styremedlemmer har trukket seg fra styret

Knut Hansen (i august), Torhild Uberg (i oktober), Mia Hedløv (i november).

Semir Loncarevic gikk inn som leder i turgruppa etter Knut Hansen.

Birgitte Marie Heidel har hatt rollen som redaktør etter Torhild Uberg.

Styret henvendte seg til turgruppa med forespørsl om ny leder og dermed nytt styremedlem etter Knut Hansen. Ingen av de to gjenværende i turgruppa (Liss Schanke og Toril Larsen) ønsket fast plass i styret. Ved behov foreslo de å sende vara/hjelpere i styremøter. Såkalte hjelpere er ikke tillitsvalgte og kan ikke stille i styremøter. Semir Loncarevic meldte seg til å gå inn i turgruppa og sitte som fast styremedlem. Fordi han er valgt av årsmøtet til tillitsverv mente styret det var en god løsning. Styret fikk positiv tilbakemelding på dette
03.10. fra Liss Schanke og Toril Larsen.

Styrets arbeid

Deter avholdt seks ordinære møter styremøter og to ekstraordinære. Hovedoppgaven har vært utarbeidelse av aktivitetsprogrammene som gjelder for to måneder av gangen. Turer og andre ulike aktiviteter har kommet i stand etter initiativ fra tillitsvalgte og enkeltmedlemmer. Programmene i 2019 vurderes som varierte og innholdsrike.

Vedtak som er fattet:
- Utvelgelse av Sissel Myhra som tredje deltaker i valgkomitéen.- Retningslinjer for Facebook og hjemmesiden.

- Utsending av medlemsbrev datert 14.06. med informasjon og føringer. Styret mottok to tilbakemedlinger på medlemsbrevet.
  Den ene var en klage på detaljstyring, og i den andre ble det stilt spørsmål ved oppfordringen til matinnkjøp på bestemmelsesstedet for turer.
- Utsending av medlemsbrev 27.10. vedr. praksis for innlevering av regnskap frem til årsmøtet. Det er ikke mottatt tilbakemeldinger fra medlemmer på dette brevet.
- Kjøp av 100 plakater til oppslag på egnede steder for rekruttering av nye medlemmer.
- Underskuddet fra St. Hansfeiringen dekkes av klubben.
- Siderollene administrator- og redaktørrolle på facebook delegeres til tillitsvalgte, for kvalitetsikring, fordi klubben har en facebook-side og ikke en gruppe.
- Aktivitetsprogrammene legges ut på lukket medlemsside, og ikke på den åpne delen av hjemmesiden.
- Utsending av program hver 14. dag erstatter tidligere ukebrev.
- Lesetilgang for 2 styremedlemmer til kontoene i DNB og Nordea.
- Kjøp og oppgradering av ny hjemmeside.
- Møte/felles samling for alle med tillitsverv 17.08.
- Forskudd for leie av Bøvelstad 30.08.- 01.09. samt underskuddsgaranti.
- Forskudd for leie av hytte i påsken 2020 samt underskuddsgaranti.
- Medlemmer med tillitsverv og turledere betaler samme pris/egenandel, på lik linje med andre medlemmer, ved deltakelse
på arrangementer. (Tidligere er det samme bestemt i styremøter 21.08.2018 og 15.10.2018.)
- 17. mai-feiring, høstfest og årsmøtefest støttes økonomisk hvert år. Påmeldingsavgiften skal være 150 kr. (Tidligere er samme
vedtak gjort 11.12.2018) Årsmøtefest erstattes i år med 45-års jubileumsfest. 
- Spontansekken tas ikke inn i programmene som ny "småsekk" av flere grunner. Spontansekken administreres via
appen Spond. Når enkeltmedlemmer, på eget initiativ, tar Spond i bruk står klubbens nåværende organisering i fare for å gå i oppløsning. Det medfører
parallelle måter å arrangere turer på, og man får "en-klubb-i-klubben". Det blir vanskelig å følge opp om deltakerne har betalt kontingent, samt klubbens føringer for personvern. Styret ga råd om å organisere Spontansekken etter samme modell som de andre småsekkene (at initiativtaker er kontaktperson for en gruppe som deler e-postadresser). Styret fikk skriftlig tilbakemelding 17.10. om at Spontansekken ikke er noen del av klubben, men er fristilt fra Ryggsekken.

Personvern i Ryggsekken

20. juli 2018 fikk Norge en ny lov om personvern. Loven har bakgrunn i en EU-forordning, kalt GDPR (General Data Protection Regulation). Alle
virksomheter må forholde seg til reglene. Hovedprinsippet er at alle borgere eier sine egne personopplysninger og at de i størst mulig grad bestemmer
hvordan disse opplysningene skal behandles.

For å sikre den enkeltes personvern gjelder følgende:
- Arrangører som får kjennskap til medlemmers personopplysninger ved påmelding til en tur eller et arrangement, har ikke anledning til å bruke informasjonen, gi den til andre, eller annonsere aktivitet som foregår i privat regi.

- Ved innmelding i klubben registreres navn, adresse, telefon, fødselsår og e-post i en medlemsliste. Styret ved sekretær i Ryggsekken,
bruker data kun for å administrere den enkeltes medlemskap knyttet til kontingent, utsending av aktuell informasjon og aktivitetsprogram. Valgkomitéen bruker forannevnte personopplysninger under sitt arbeid med innstillingen til årsmøtet.

- Det er et felles ansvar for alle medlemmer å følge loven om personvern.

Medlemstall - Totalt 285. Se forøvrig den utsendte årsberetningen for detaljert aldersfordeling

Nye medlemmer har funnet informasjon om klubben på internett, facebook, oppslag i marka og via bekjente.
Presentasjon av aktivitet i de ulike gruppene
Tur: ved Semir Loncarevic
Kultur: ved Birgitte Marie Heidel
Selskap: ved Turid Øidne Johansen
Rekruttering: ved Liv Brustad

Småsekkene
Mange deltar i såkalte småsekker. Disse nettverksgruppene lever sitt eget liv og det skrives ikke årsrapporter. Det er oppdaget at enkelte deltakere ikke betaler kontingent. Det foreslås at kommende styre finner et system (en utvidet praksis) for å sikre at punkt 10 i vedtektene om innbetaling av kontingent blir fulgt opp.

Kontaktpersoner har vært:
- Knut Hansen (klatresekken)
- Anette Winther Nylund (dansesekken)
- Ingibjørg Jonsdottir (matsekken)
- Mette Hjelmark (vinsekken)
- Bente Andskog (sykkelsekken)
- Ryggsekken1@gmail.com
(litteratursekkene, fotosekken og fiskesekken)

Kontaktpersoner
i språksekkene har vært:

- Ragna Kvale (italiensk, litt øvet)
- Jenny Bjøru (italiensk, nybegynnere)
- Jane Johansen (spansk, litt øvet)
- Marit Lægreid (fransk)

Avsluttende kommentar

Ryggsekken
er en veletablert klubb, med en flott modell for aktivitet og sosialt samvær, i et samfunn hvor en stor prosentdel av befolkningen bor alene.

Ryggsekken har et klart formål om å være inkluderende (punkt 1 i vedtektene). Medlemmene er en sammensatt gruppe. Klubbens framtid vil være et resultat av enkeltmedlemmers valg og prioriteringer. At klubb-kulturen og samspillsforholdene er positive, har avgjørende betydning for at alle skal
trives og føle seg vel. Det er et felles ansvar for alle medlemmer å bidra til dette.

Styrets arbeid har vært forankret i vedtektene og oppdraget gitt av årsmøtet 02.03.2019. Aktiviteten i klubben vurderes å være i samsvar med retningslinjer og formål. Styret takker alle som har bidratt til ulike aktiviteter, humørfylt sosialt samvær og fellesskap.